Cari Professionisti, Manager, Imprenditori e Studenti ambiziosi,
Immaginate di avere un buon controllo sulla vostra settimana lavorativa, di raggiungere i vostri obiettivi con meno stress e di sentirvi padroni del vostro tempo. Sembra un sogno? Con una pianificazione settimanale efficace, può diventare la vostra realtà quotidiana.
Perché la pianificazione settimanale è cruciale
Molte persone non effettuano alcuna pianificazione settimanale, ma si limitano a quella quotidiana. Peggio ancora, purtroppo, troppo spesso, alcune persone non pianificano affatto. La tristezza di quest’ultima situazione è che poi sono gli eventi a decidere le vostre azioni.
Li sopportate piuttosto che essere padroni del vostro programma, dei vostri compiti, delle vostre decisioni. Quindi, per rispondere alla domanda del titolo, è necessaria una pianificazione settimanale!
Pianificazione settimanale vs giornaliera: qual è la differenza?
La pianificazione settimanale fa appello al vostro cervello da analista/stratega, al quadro d’insieme, mentre la pianificazione quotidiana si riferisce maggiormente al vostro cervello da esecutore.
Analizzando il vostro programma settimanale vi immergerete in una riflessione profonda. L’altra tipologia conterrà invece i promemoria. La pianificazione giornaliera determina le azioni successive da intraprendere che porteranno al vostro obiettivo più grande, stabilito durante la pianificazione settimanale. La pianificazione settimanale consiste nel prendere le decisioni difficili in anticipo in modo da potervi concentrare sul raggiungimento dei vostri obiettivi durante la settimana.
In definitiva, la pianificazione settimanale richiede più tempo e risorse. Nel vostro quotidiano vi basterà una rapida occhiata al calendario e alle vostre to-do lit per portare a termine le attività necessarie ogni giorno.
SUGGERIMENTO PROFESSIONALE
Pensa alla tua pianificazione settimanale come se rappresentasse il contenuto del tuo frigorifero e alla tua pianificazione quotidiana come se fosse la scelta dei pasti della giornata.
I segreti di una pianificazione settimanale di successo
– Prevedete l’imprevedibile: Pianificate il tempo per l’inaspettato, perché niente è più prevedibile dell’inaspettato!
– Priorizzate: Concentrate le vostre energie sulle attività settimanali, in modo che alla fine della giornata avrete completato le cose più importanti.
– Suddividete i progetti a lungo termine: Pianificate progetti a lungo termine suddividendoli in attività più piccole. Ciò vi consentirà di dedicare un periodo di tempo ogni giorno a queste attività ad alto valore aggiunto che hanno scadenze più lunghe. Avviando determinati progetti in anticipo, è meno probabile che si verifichino emergenze dell’ultimo minuto.
– Siate realistici: Non lasciate che il vostro cervello sopravvaluti ciò che potete fare in una settimana. Questo è un errore che fanno molte persone. Impegnarsi a fare meno, ma a fare tutto. La mia esperienza nel coaching ha dimostrato che le persone investono il 25% in più di quanto sia realistico. Quindi, rimuovete alcune attività non necessarie. Saranno comunque troppe!
– Flessibilità: È del tutto inutile (e controproducente!) pianificare nel dettaglio ogni minuto di ogni giornata. Le vostre priorità cambieranno. Lasciate che sia la vostra pianificazione settimanale a guidare le vostre giornate, poi decidete le azioni quotidiane in base all’importanza degli imprevisti.
– Imparate a dire no: Smettete di dire sì a tutto e dite invece sì a ciò che conta davvero per voi.
– Celebrate i successi: Riconoscete i vostri progressi, anche quelli piccoli.
Quando pianificare la vostra settimana
Ci sono diverse opzioni a vostra disposizione per quanto riguarda il momento migliore per fermarsi. È testando diversi scenari che troverete quello più adatto a voi.
Mentre ad alcune persone piace molto il venerdì pomeriggio per potersi schiarire le idee prima del fine settimana, altri preferiscono la domenica sera per sentirsi pronti già dal lunedì mattina poiché la pianificazione è fresca nella loro memoria.
Il venerdì mattina potrebbe essere una buona opzione, perché il cervello è riposato e per la maggior parte delle persone in questo ultimo giorno della settimana si verificano pochi imprevisti. Il lunedì mattina è un’altra possibilità, ma non lo consiglio. Infatti, l’80% delle persone ha più energia al mattino, quindi perché non usarla per entrare in azione?
Infine, può essere qualsiasi altro momento della settimana in cui avete poche distrazioni, il vostro livello di energia è buono e il vostro cervello è proattivo.
Come pianificare la vostra settimana: una guida passo-passo
- Assicuratevi di avere il calendario personale, la to-do list e un blocco note cartaceo o elettronico a portata di mano.
- Aggiornate la vostra lista di cose da fare aggiungendo tutte le attività che sono emerse di recente da tutte le fonti possibili (e-mail, telefonate, messaggistica istantanea, appunti di riunioni, ecc.)
- Fate il punto della vostra settimana e trasferite le attività non completate a quella successiva. Diffidate dalle cose che potrebbero invece essere eliminate.
- Determinate i vostri 3 obiettivi settimanali prioritari.
- Elencate le attività necessarie per raggiungere questi 3 obiettivi.
- Controllate il vostro calendario e pianificate blocchi di attività di questi progetti nella vostra pianificazione.
Caso studio: Marco, il manager stressato
Marco, un manager di un’azienda cartotecnica, si sentiva sempre sopraffatto e in ritardo. Ecco come ha implementato la pianificazione settimanale:
- Ha scelto il venerdì pomeriggio come momento di pianificazione.
- Ha identificato 3 obiettivi chiave: completare il report trimestrale, preparare la presentazione per il consiglio, avviare il progetto di ottimizzazione.
- Ha suddiviso questi obiettivi in compiti più piccoli e li ha distribuiti durante la settimana.
- Ha lasciato dei “buffer” per gli imprevisti.
- Ha imparato a delegare compiti non essenziali.
Risultato: Dopo un mese, Marco ha notato un aumento del 30% nella sua produttività e una significativa riduzione dello stress.
La sfida per voi
Vi invito ad implementare la pianificazione settimanale per le prossime 4 settimane. Ecco come:
- Scegliete il vostro momento di pianificazione settimanale.
- Utilizzate il metodo descritto sopra.
- Alla fine di ogni settimana, valutate i vostri progressi.
- Riconoscete i vostri successi, anche quelli piccoli.
Conclusioni: il potere della pianificazione
In conclusione, la pianificazione settimanale vi consentirà di rimanere concentrati sui vostri obiettivi fondamentali. L’implementazione di una sessione di pianificazione settimanale è un punto di svolta in meglio. Vedrete risultati incredibili concentrandovi sulle priorità e riducendo lo stress e la sensazione di sopraffazione.
Vi prometto che realizzerete molto più di quanto pensavate di poter fare!
