Cari appassionati di Organizzazione,
oggi voglio condividere con voi un caso studio di come il metodo Kanban può trasformare in meglio la gestione dei team e il coordinamento delle attività delegate. Vi mostrerò come ho implementato questo sistema su Notion per gestire un team di collaboratori di un mio Cliente, ottenendo risultati sorprendenti.
Cos’è il metodo Kanban
Se non conosci il metodo Kanban, niente paura! Provo a chiarire brevemente qui qualcosa a riguardo.
Si tratta di un metodo visivo di gestione del tempo che aiuta a seguire l’avanzamento dei progetti e tenere traccia delle attività. Questa tecnica è stata sviluppata negli anni ’40 in Giappone da Taiichi Ohno, per Toyota Automotive, con lo scopo di aumentare la produttività e efficacia nella produzione.
Il punto di forza del metodo è senz’altro la rappresentazione visiva, sia per progetti personali che per lavori di gruppo. Consente di gestire e monitorare l’avanzamento anche delle piccole attività, funziona inoltre per darsi un riconoscimento quando un’attività arriva finalmente alla colonna ‘fatto’.
Ecco un esempio semplice di come appare la dashboard.
Come funziona Kanban
Il metodo può essere applicato usando una soluzione digitale, oppure penna, post it e una lavagna, e seguendo questi step:
- fare un brainstorming e definire tutti i compiti necessari legati a uno specifico progetto
- impostare una tabella con tre colonne ‘da fare’, ‘in corso’, ‘fatto’. Nella colonna ‘da fare’ si trovano le attività su cui sarà necessario lavorare, nella colonna ‘in corso’ le attività su cui si sta lavorando, nella colonna ‘fatto’ le attività terminate.
- decidere quali attività vanno nella colonna da fare e quali attività invece possono attendere.
Il metodo è flessibile e permette di determinare il numero di fasi del progetto e delle relative colonne (ad esempio si possono creare quattro colonne e spostare le attività all’interno di un progetto attraverso quattro fasi).
Caso studio: gestione Team di collaboratori
La Situazione Iniziale
Il mio Cliente coordina 3 collaboratori freelance, ognuno con competenze diverse:
- Mario: content writer
- Laura: social media manager
- Paolo: grafico
Le sfide principali erano:
- Tracciare lo stato di avanzamento dei progetti
- Evitare sovrapposizioni e colli di bottiglia
- Mantenere una comunicazione fluida
- Rispettare le scadenze
L’Implementazione Kanban su Notion
Per l’implementazione del metodo insieme al mio Cliente abbiamo scelto Notion, uno strumento fantastico… super flessibile e adattabile per queste cose. Ho creato un board digitale con 5 colonne:
- Backlog
- Nuove richieste clienti
- Idee da sviluppare
- Attività pianificate
- Da Assegnare
- Attività pronte per essere delegate
- Briefing completi
- Materiali necessari disponibili
- In Lavorazione
- Attività assegnate con responsabile
- Data di scadenza
- Note specifiche per l’esecuzione
- In Revisione
- Attività completate da verificare
- Feedback da fornire
- Modifiche da richiedere
- Completato
- Attività approvate
- Materiali consegnati
- Feedback cliente ricevuto
Sistema di Codifica Visiva
Ho implementato un sistema di codifica colori per rendere più immediata e leggibile la dashboard:
- Verde: attività di content writing
- Blu: attività social media
- Arancione: attività grafiche
- Rosso: alta priorità
- Giallo: in attesa di feedback esterno
Risultati Ottenuti
Dopo 3 mesi di utilizzo:
- Riduzione del 30% dei ritardi nelle consegne
- Eliminazione delle dimenticanze
- Maggiore autonomia dei collaboratori
- Miglioramento della comunicazione interna
- Riduzione del 50% delle email di follow-up
La sfida per i vostri Team
Vi propongo di implementare questo sistema per 30 giorni:
- Settimana 1:
- Create il board
- Definite le colonne
- Stabilite il sistema di codifica
- Settimana 2:
- Inserite tutte le attività in corso
- Formate i collaboratori
- Iniziate a usare il sistema
- Settimane 3-4:
- Monitorate l’utilizzo
- Raccogliete feedback
- Ottimizzate il processo
Suggerimenti per il Successo
- Regole Chiare
- Stabilite chi può spostare le card
- Definite quando aggiornare il board
- Create un processo per le priorità
- Limiti WIP (Work In Progress)
- Massimo 3 attività per collaboratore
- Non più di 5 item in revisione
- Limite totale di attività in corso
- Review Settimanali
- Analizzate i progressi
- Identificate i blocchi
- Celebrate i successi
Conclusioni
L’implementazione del Kanban per la gestione dei collaboratori non è solo un modo per organizzare il lavoro: è un cambio di paradigma nella gestione delle relazioni professionali.
Trasforma la delega da fonte di stress a processo fluido e trasparente, permettendo a voi e al vostro team di concentrarvi sulla qualità del lavoro anziché sulla sua gestione.
Siete pronti a trasformare il modo in cui coordinate il vostro team? Iniziate oggi stesso, e non dimenticate di farmi conoscere i vostri risultati!
P.S. Se volete approfondire questo caso studio o avete domande specifiche sulla sua implementazione, sarò felice di discuterne con voi.
