Vi è mai capitato di sentirvi sopraffatti dalla vostra lista di cose da fare? Guardate il foglio (o l’app di turno) pieno di attività e, invece di sentirvi produttivi, vi bloccate. Da dove partire? Qual è la scelta giusta in questo momento?
Se anche voi avete vissuto questa sensazione di paralisi decisionale, sappiate che non siete soli. Fortunatamente, David Allen, autore del celebre metodo Getting Things Done (GTD), ha ideato un sistema semplice ma efficace per prendere decisioni rapide e ridurre lo stress: il modello a 4 criteri.
PS. Se volete essere certi che state utilizzando al meglio le vostre to-do list: questo articolo può aiutarvi!
Il segreto di una scelta efficace
Quando vi trovate di fronte a più attività, spesso la tentazione è quella di scegliere in base all’urgenza percepita o, peggio ancora, di lasciarvi distrarre da ciò che appare più semplice o più gratificante nel breve termine.
Il modello a 4 criteri vi aiuta a scegliere consapevolmente cosa fare in un dato momento, basandovi su quattro fattori fondamentali:
- il contesto
- il tempo a disposizione
- l’energia residua
- le priorità
1. Il Contesto: dove siete e cosa avete a disposizione?
Ogni attività richiede risorse specifiche: un computer, una connessione internet, strumenti fisici o magari la presenza di una persona con cui collaborare. Il primo filtro per scegliere cosa fare è verificare cosa è effettivamente fattibile nel vostro contesto attuale.
- Se siete in viaggio, forse non potete lavorare su un file complesso, ma potete rispondere a email o fare una chiamata importante.
- Se siete in ufficio, potete dedicarvi a compiti che richiedono concentrazione e strumenti adeguati.
- Se avete solo il telefono con voi, magari è il momento di ascoltare un podcast utile o organizzare le vostre note.
2. Il Tempo disponibile: quanto potete dedicare?
Non tutte le attività richiedono lo stesso impegno temporale. Un errore comune è iniziare qualcosa di complesso quando il tempo a disposizione è troppo ridotto, finendo per lasciare tutto a metà.
- Avete 5 minuti? Sfruttateli per una micro-attività come confermare un appuntamento o aggiornare la vostra lista.
- Avete mezz’ora? Lavorate su un’attività più strutturata, ma che possa essere conclusa in quel tempo.
- Avete due ore? Immergetevi in un compito che richiede maggiore concentrazione e continuità.
3. L’Energia disponibile: come vi sentite?
Abbiamo tutti alti e bassi di energia durante la giornata. Forzarvi a fare qualcosa che richiede alta concentrazione quando siete mentalmente esauriti è controproducente. Il segreto è adattare le attività al vostro stato mentale e fisico.
- Se siete stanchi, meglio concentrarsi su attività leggere, come organizzare documenti o fare brainstorming informale.
- Se vi sentite energici, è il momento giusto per affrontare un compito che richiede decisioni importanti e creatività.
- Se avete un’energia media, potete svolgere attività operative senza troppa fatica mentale.
4. La Priorità: cosa è davvero importante ora?
Dopo aver valutato contesto, tempo ed energia, resta la domanda più importante: tra le cose che potete fare, qual è la più significativa?
Non tutte le attività hanno lo stesso impatto. Alcune portano risultati concreti e vi avvicinano ai vostri obiettivi, altre sono solo riempitivi. La chiave è scegliere ciò che conta di più nel momento presente.
- Chiedetevi: questa attività mi avvicina a un obiettivo importante?
- Se non la faccio ora, avrà conseguenze negative?
- Sto scegliendo questa attività solo perché sembra facile o piacevole?
Mettere tutto insieme: il metodo in azione
Ora che conoscete i 4 criteri, provate ad applicarli nella vostra giornata.
Passo 1: Guardate la vostra lista di cose da fare.
Passo 2: Filtratela in base a cosa potete fare nel vostro contesto attuale.
Passo 3: Considerate il tempo che avete a disposizione.
Passo 4: Valutate la vostra energia in quel momento.
Passo 5: Scegliete ciò che ha la priorità più alta.
Conclusione: decidere con serenità
Scegliere la prossima attività non deve essere fonte di stress. Con il modello a 4 criteri, trasformate il caos in chiarezza, prendendo decisioni basate su logica e consapevolezza. Ogni scelta diventa un passo verso una vita più organizzata e meno frenetica.
La prossima volta che vi sentite bloccati davanti alla vostra lista di impegni, fermatevi un attimo e chiedetevi: cosa possiamo fare qui e ora, nel tempo che abbiamo, con l’energia giusta e che abbia il massimo impatto? La risposta arriverà da sola. 😉
