In questo articolo di oggi voglio parlarvi degli errori comuni nell’utilizzo delle to-do list.
Molti professionisti e imprenditori cadono in alcune trappole nell’organizzare le proprie attività. Ma niente paura, non c’è da stupirsi e devo dire che ci sono passato anche io!
Prima di chiarirli uno ad uno, per chi fosse interessato a conoscere di più sul tema, può approfondire qui in un mio articolo dedicato alle liste, una guida passo passo. Non perdetevela!
Ecco i 7 principali errori da evitare:
1. Voci troppo generiche
questo è un must! Generalmente si tende a scrivere cose che non sono realmente attuabili. Ad esempio scrivete “Progetto Rossi” o “compleanno Mamma” senza per questo aver chiarito a voi stessi quale sia l’azione concreta da intraprendere: se “chiamare il fornitore per il Progetto Rossi” o “prenotare il ristorante per il compleanno di mamma”.
Assicuratevi che ogni voce sia chiara, azionabile e completa. Eliminate o chiarite gli elementi ambigui.
2. Liste sovraffollate
Quando si inseriscono troppi elementi. Ad esempio se avete in una stessa lista oltre 30-50 azioni da compiere. Troppe voci rendono difficile individuare le priorità e generano un senso di sopraffazione.
Potreste suddividere le attività in liste di contesto più specifiche; ad esempio, separate le attività lavorative da quelle personali, o create liste per progetti diversi.
3. Elementi errati o incompleti
Ad esempio state annotando le cose da fare in una lista relativa ad progetto, ma lasciate incomplete alcune aree del progetto senza individuare le azioni corrispondenti o peggio inserite elementi del tutto erronei, non è da meravigliosi se la lista non funziona non vi pare? Abbiate cura delle vostre liste.
4. Mancanza di priorità
Trattare tutte le attività con uguale importanza non è efficace. Perché non funziona? Si rischia di sprecare tempo su compiti secondari trascurando quelli cruciali.
Il consiglio qui è quello di dotarsi di un sistema a voi congeniale per fare delle scelte… come ad esempio la matrice di Eisenhower.
5. Rimandare continuamente
Vi capita mai di spostare ripetutamente le stesse attività da un giorno all’altro? Questo è il tema della procrastinazione che merita un discorso a se.
Così non funziona perchè si crea un accumulo di compiti non svolti e un senso di fallimento. Quindi cosa possiamo fare?
Bene, se un’attività viene rimandata più volte, rivalutatene la reale importanza o suddividetela in step più piccoli e più gestibili.
6. Ignorare i tempi di esecuzione
Non considerare quanto tempo richiede effettivamente ogni attività che vogliamo fare in un dato giorno. In questo modo si rischia di sovraccaricare la giornata con troppe attività.
Una buona prassi può essere quella si stimare e annotare il tempo necessario per ogni compito, pianificando di conseguenza.
7. Mancato aggiornamento
Creare la lista e poi non rivederla regolarmente. Le priorità cambiano, rendendo la lista obsoleta e poco utile. Il consiglio è di rivedere e aggiornare la vostra lista quotidianamente o settimanalmente.
Quindi come concludere?
Intanto se volete approfondire, qui c’è un mio articolo dedicato alle liste, una guida passo passo. Non perdetevela!
E poi un invito all’azione, da subito: che ne dite di provare a correggere questi errori già da oggi? Credetemi, potrete trasformare le vostre to-do list in potenti strumenti di produttività e gestione del tempo.
Volete approfondire come adattare queste soluzioni al vostro specifico contesto professionale? Contattami per una chiamata gratuita di orientamento.
