Se c’è una cosa che ho imparato lavorando con Professionisti e Team aziendali di ogni settore, è che la quantità di cose da fare sembra non finire mai. Imprenditori sommersi da mille attività, professionisti che rincorrono scadenze, team che faticano a coordinarsi… suona familiare?
Anch’io ho affrontato situazioni simili e ho visto tanti clienti lottare con lo stesso problema. La soluzione? Qualcosa di tanto semplice quanto rivoluzionario: le checklist.
Ne parla Atul Gawande nel suo libro Checklist, e vi assicuro che da quando ho iniziato a usarle – e a consigliarle ai miei clienti – ho visto trasformazioni incredibili.
Perché commettiamo errori?
Sbagliare è umano, ma spesso non è questione di incompetenza. Come spiegano Gorovitz e MacIntyre, possiamo sbagliare per due motivi:
- Ignoranza: non sappiamo abbastanza su un argomento.
- Inefficienza: non riusciamo ad applicare correttamente ciò che sappiamo.
Mi è capitato di vedere professionisti esperti dimenticare passaggi cruciali semplicemente perché sopraffatti dal carico di lavoro. Ricordo un medico con cui ho lavorato: una semplice checklist ha ridotto gli errori nelle sue procedure quotidiane, migliorando la sicurezza dei pazienti e la tranquillità dello staff.
La complessità della nostra vita quotidiana
Viviamo in un mondo dove ogni giorno affrontiamo tre tipi di problemi:
- Semplici, come preparare una torta (richiedono di seguire istruzioni lineari)
- Complicati, come costruire un aereo (richiedono competenze specialistiche e buon. coordinamento)
- Complessi, come gestire una famiglia o un’azienda (l’esito è sempre incerto nonostante le competenze)
Un cliente nel settore edile mi ha raccontato che, nonostante l’esperienza, i suoi progetti erano pieni di imprevisti. Solo quando ha iniziato a usare checklist ha visto un netto miglioramento nella gestione delle scadenze e della comunicazione con il team.
Checklist: una lezione dall’aviazione
Le checklist moderne sono nate negli anni ’30 dopo un incidente aereo causato da un errore umano, pare che il velivolo fosse particolarmente complesso per essere pilotato a memoria. Un gruppo di piloti collaudatori allora, convinti delle potenzialità dell’aereo, creò una semplice lista di controllo che elencava tutte le operazioni necessarie per decollo, volo e atterraggio.
E lo stesso principio vale ovunque: un mio conoscente nel settore finanziario ha adottato checklist per valutare gli investimenti e ha ridotto gli errori costosi, migliorando i rendimenti.
Come creare una checklist efficace
Partiamo dalle definizioni: lista di controllo – nel linguaggio aziendale, lista di voci che occorre controllare e spuntare per verificare che una determinata serie di operazioni sia stata eseguita correttamente.
Ecco come appare:
Gawande suggerisce alcune regole chiave per elaborarle:
- Precisa e pratica: va dritta al punto ed è facile da usare anche nelle situazioni più complicate
- Breve: idealmente contiene da 5 a 9 voci
- Scritta con linguaggio semplice e preciso: utilizzando il lessico tipico della professione o dell’attività
- Facile da leggere: usando caratteri tipografici senza grazie (come Helvetica) e alternando maiuscole e minuscole
- Testata sul campo: provata nel mondo reale prima di essere adottata definitivamente
Uno dei miei clienti, un manager nel settore tech, era scettico. Dopo aver provato a inserire checklist nei meeting settimanali, ha visto un aumento della produttività e una drastica riduzione delle dimenticanze.
Due tipi di checklist: quale fa per voi?
- Checklist di “esecuzione e conferma”: i compiti vengono svolti in autonomia, basandosi sulla memoria ed esperienza, e poi verificati insieme come squadra
- Checklist di “lettura ed esecuzione”: i compiti vengono svolti man mano che si spuntano le diverse voci, con la lettura affidata a un singolo membro del team
Di solito consiglio ai miei clienti di testare entrambe le modalità per capire quale si adatta meglio alle loro esigenze.
I benefici nascosti delle checklist
Non si tratta solo di evitare errori. Le checklist:
- Decentrano il potere, responsabilizzando le persone.
- Migliorano la comunicazione, creando un linguaggio comune.
- Liberano la mente, lasciando spazio agli aspetti più strategici.
In un’azienda con cui ho lavorato, l’adozione di checklist condivise tra i reparti ha ridotto drasticamente i problemi di comunicazione. Ognuno sapeva esattamente cosa fare e quando farlo.
Risultati concreti
Le checklist hanno portato risultati straordinari in diversi settori:
- In sanità, hanno ridotto le infezioni del 66%.
- In chirurgia, hanno migliorato la sicurezza in sala operatoria.
- In finanza, Warren Buffett le usa per evitare errori emotivi.
E nel mio lavoro ho visto clienti migliorare la loro organizzazione e ridurre lo stress semplicemente adottando checklist personalizzate.
Perché alcuni resistono alle checklist?
Spesso pensiamo che seguire una lista sia troppo rigido. In realtà, come dimostra l’esempio dell’atterraggio di emergenza sul fiume Hudson del comandante “Sully” Sullenberger, le checklist non limitano l’ingegno o il coraggio, ma li potenziano. Liberando la mente dalle preoccupazioni per i dettagli, permettono di concentrarsi sugli aspetti più complessi e creativi del lavoro.
Come applicare le checklist alla vostra vita
Ecco qualche consiglio per iniziare:
- Identificate le aree ricorrenti della vostra vita: mattina, lavoro, progetti, viaggi, finanze, ecc.
- Create checklist separate per ciascuna area: mantenetele brevi e mirate
- Usate un linguaggio chiaro e diretto: evitate ambiguità
- Testate e perfezionate: modificate le vostre checklist in base all’esperienza
- Integratele con i vostri sistemi esistenti: app, carta, post-it, quello che funziona per voi
- Create checklist anche per il lavoro di squadra: in famiglia o con i colleghi
Conclusione
Come dice Gawande: “Le check-list sgombrano il campo dalle stupidaggini e ci lasciano liberi di concentrarci sulle cose importanti”.
Ho visto clienti trasformare la loro produttività e ridurre lo stress grazie a questo strumento. In un mondo pieno di complessità, una checklist ben fatta può fare la differenza tra caos e controllo, tra inefficienza e successo.
E voi, avete già iniziato a creare le vostre checklist?
