Oggi vorrei condividere con voi alcune riflessioni su uno strumento che ritengo fondamentale per chiunque desideri migliorare la propria organizzazione: il Calendario. Si hai avete capito bene, lo strumento per eccellenza della gestione del tempo, tanto basilare quanto sottovalutato nel suo impiego e nei benefici che può portare.
Perché il Calendario?
Nel panorama attuale, siamo sommersi da una moltitudine di strumenti digitali progettati per aumentare la nostra produttività. Trello, Asana, Notion, Google Calendar, Google keep, e l’elenco potrebbe continuare.
Ognuno promette di essere la soluzione definitiva ai nostri problemi organizzativi. Tuttavia, nella mia esperienza, ho notato che spesso ci si perde in questa abbondanza, dimenticando le basi fondamentali dell’organizzazione personale. O ancora ci si focalizza troppo sullo strumento e poco sulla consapevolezza della sua vera funzione, è infatti è proprio quest’ultima che una volta compresa ci permette di padroneggiare lo strumento e trarre il meglio da esso.
Cos’è davvero un Calendario?
Facciamo un passo indietro, spesso mi piace partire dalle definizioni per offrire maggiore chiarezza e porre le basi per un linguaggio condiviso.
Il calendario, nella sua essenza, è molto più di un semplice strumento per segnare delle date. Deriva dal latino “calendarium” e rappresenta un “sistema convenzionale di divisione del tempo“.
Questa definizione è cruciale per comprendere la vera potenza del calendario come strumento organizzativo. Il calendario deve garantire una visione chiara di come si svolgerà la tua giornata.
Troppo spesso, ci concentriamo sullo strumento specifico – che sia un’app sofisticata o un’agenda di carta – senza riflettere sulla funzione fondamentale che il calendario dovrebbe svolgere per noi nella nostra vita professionale, i nostri obiettivi, i nostri ruoli della vita.
I vantaggi di usare correttamente il calendario
- avere chiara la struttura delle giornate
- avere una visione generale più chiara della settimana, del mese e/o dell’anno
- avere un senso di controllo sul proprio tempo
- avere un senso di sicurezza riguarda al fatto di non dimenticarsi niente di importante
- non perdere di vista le tempistiche delle mie azioni da collegare agli impegni temporali (per es. preparare qualcosa in tempo per un determinato incontro)
- avere una chiara idea delle ore sicuramente impegnate e delle ore sicuramente libere
- seguire maggiormente il proprio bioritmo, rispettando i livelli di energia (per es. a seconda dell’energia che generalmente si ha in un momento della giornata si tenderanno a prendere gli impegni in linea con quel livello di energia)
Il Calendario non è una To-Do List
Uno degli errori più comuni che osservo è l’utilizzo del calendario come una lista di cose da fare. È comprensibile la tentazione di inserire ogni attività nel calendario, ma questo approccio può portare a una pianificazione inefficace e a una sensazione di sovraffollamento. Da non trascurare poi quella sensazione di confusione, che poi ci porta ad avere sempre meno fiducia dello strumento e quindi ad un suo utilizzo poco costante.
Le attività che non hanno un orario specifico di esecuzione non dovrebbero trovare posto nel calendario. Per queste, esistono strumenti più appropriati, come le liste di cose da fare (to-do list), che meritano un discorso a parte e che affronteremo in un futuro articolo del Blog. Per anticiparti qualcosa: con le liste andiamo ad annotare un elenco di azioni concrete che possiamo compiere quando lo riteniamo il momento giusto o appena abbiamo tempo per farlo, ma non hanno una scadenza.
Come uso il mio Calendario
Nel corso degli anni, ho sviluppato un approccio che considero ottimale per l’utilizzo del mio calendario. Premesso che ogni strumento va compreso e personalizzato alla propria situazione personale specifica, vi condivido qui a titolo di esempio i cinque elementi chiave che, secondo me, dovrebbero trovare posto in un calendario:
- Appuntamenti: ogni incontro, sia esso di persona o virtuale, che ha una data e un’ora specifiche.
- Attività ricorrenti: sono dei blocchi di tempo che dedico ad attività specifiche. Mi aiutano a mantenere il ritmo su quelle attività non sempre divertenti come la gestione amministrativa o magari più impegnative come lo studio, delle attività complesse, etc.
- Scadenze e Deadline: qualsiasi scadenza, compito o progetto con una data definita.
- Viaggi e trasferte: viaggi di lavoro, conferenze, giorni di ferie, etc. Questa categoria mi aiuta a visualizzarle meglio per poter prendere iniziative tempestive quali prenotazioni di mezzi di trasporto o semplicemente preparami meglio.
- Calendario provvisorio: è una casistica che mi sono inventato per quegli eventi non ancora confermati ma che mettendo a calendario, con un colore ad hoc, mi è di aiuto a organizzare meglio la settimana/mese.
Questi elementi hanno una caratteristica comune: sono tutti ancorati a un momento specifico nel tempo. Ed è proprio questa specificità temporale che li rende adatti al calendario. Poi ci sono tanti altri accorgimenti che non è il caso di elencare qui come ad esempio lasciarsi delle zone polmone tra un impegno e l’altro, il model calendar, etc che magari approfondirò più in là.
La Pianificazione Quotidiana Efficace
Un accorgimento che ho trovato particolarmente efficace è quello di consultare il calendario alla fine della giornata lavorativa per pianificare la giornata successiva o ancora meglio alla fine della settimana per quella successiva. Questo semplice gesto vi permetterà di:
- Avere una visione chiara degli impegni fissi della giornata.
- Identificare gli spazi liberi in cui inserire le attività dalla vostra lista di cose da fare.
- Stabilire priorità realistiche basate sul tempo effettivamente disponibile.
Questa pratica, se adottata con costanza, può trasformare radicalmente la vostra produttività e ridurre lo stress legato alla gestione del tempo.
La Scelta dello Strumento: digitale o cartaceo?
La scelta tra un calendario digitale e uno cartaceo è molto personale e dipende da vari fattori. Entrambi hanno i loro punti di forza e di debolezza, ma vediamone insieme i principali:
Calendario digitale
- Facilità di condivisione con colleghi e collaboratori
- Possibilità di creare molteplici calendari per diverse aree della vita/del lavoro
- Sincronizzazione automatica su tutti i dispositivi
- Notifiche e promemoria personalizzabili
- Comodità per effettuare eventuali cambiamenti di date
Calendario cartaceo
- Esperienza tattile che alcuni trovano più gratificante
- Nessuna dipendenza da dispositivi elettronici o connessione internet
- Meno distrazioni non avendo il telefono sotto gli occhi
- Possibilità di personalizzazione creativa
- Per alcuni, l’atto di scrivere aiuta la memorizzazione
Personalmente, prediligo il calendario digitale per la sua flessibilità e per la facilità di integrazione con altri strumenti digitali. Tuttavia, l’importante è scegliere lo strumento che si adatta meglio al vostro stile di lavoro e alle vostre preferenze personali.
L’Importanza della Fiducia nel Sistema
Qualunque sia lo strumento che scegliete, l’elemento chiave per il successo è la fiducia nel vostro sistema. Il calendario deve diventare il vostro punto di riferimento affidabile, la prima cosa che consultate al mattino e l’ultima che controllate prima di concludere la giornata lavorativa.
Questa fiducia si costruisce nel tempo, attraverso l’uso costante e la personalizzazione del sistema in base alle vostre esigenze specifiche. Non abbiate paura di sperimentare e di affinare il vostro approccio: l’organizzazione personale è un percorso di continuo miglioramento.
Conclusioni
Bene siete arrivati fin qui con la lettura, quindi complimenti e grazie per l’attenzione. Dunque cosa possiamo portaci a casa di utile da queste brevi riflessioni sul Calendario e il suo utilizzo:
- L’organizzazione efficace parte dai fondamenti, e il calendario è sicuramente uno di questi. Utilizzarlo in modo consapevole e strutturato può fare la differenza tra sentirsi sopraffatti dagli impegni e avere il controllo della propria giornata lavorativa.
- Vi invito a riflettere sul vostro attuale utilizzo del calendario e a sperimentare use vi va l’approccio che ho condiviso. Iniziate con piccoli cambiamenti e osservate come questi impattano sulla vostra produttività e sul vostro benessere lavorativo.
- Il calendario non è una to-do list. Evitate di sovraffollare il vostro calendario, annotate solo ciò che ha una data ben definita e ha senso annotare, per il resto ci sono sempre le to-do list.
- Provate a consultare il calendario alla fine della giornata lavorativa o della settimana per essere in anticipo sugli eventi.
- Scegliete il formato che preferite, digitale o cartaceo ? E sopratutto sperimentate con quale vi trovate meglio.
- Utilizzate con costanza il calendario e un passo alla volta prenderete fiducia nello strumento .
Sono sempre interessato a conoscere le vostre esperienze e a rispondere alle vostre domande. Non esitate a condividere via mail o via social le vostre riflessioni o a contattarmi direttamente per un confronto più approfondito.
Organizzarsi meglio è un viaggio, non una destinazione.
Facciamolo insieme!
(foto-gif: https://blog.google/products/g-suite/time-refresh-introducing-new-look-and-features-google-calendar-web/)
